ORGANISASI FILE

Organisasi File adalah suatu teknik atau cara yang digunakan untuk menyatakan dan menyimpan record-record dalam sebuah file. Ada 4 teknik dasar organisasi file, yaitu :

1.      Organisasi File Sequential

Merupakan cara yang paling dasar untuk  mengorganisasikan kumpulan record-record  dalam sebuah berkas. Dalam organisasi berkas  sequential, pada waktu record ini dibuat,  record-record direkam secara berurutan. Contoh :  Lagu yang ada dikaset.

2.      Organisasi File Relative

a.       Suatu berkas yang mengidentifikasikan record dengan key yang diperlukan.

b.      Record tidak perlu tersortir secara fisik menurut nilai key.

c.       Organisasi berkas relatif paling sering digunakan dalam proses interaktif.

d.      Tidak perlu mengakses record secara berurutan (consecutive).

e.       Sebaiknya disimpan dalam Direct Access Storage Device (DASD) seperti magnetic disk/drum.

Contoh : Lagu yang ada pada CD (Compact Disk)

3.      Indexed Sequential

Merupakan salah satu cara yang efektif untuk mengorganisasi kumpulan record-record  yang membutuhkan akses record secara sequential maupun secara individu berdasarkan  nilai key. Contoh : Mencari arti kata dalam kamus.

4.      Multi – Key

Merupakan organisasi yang dapat mempunyai sebuah file yang di akses dengan banyak  cara. Contoh : Sistem perbankan yang memiliki banyak pemakai.

Secara umum keempat teknik dasar tersebut berbeda dalam cara pengaksesannya, yaitu :

1.      Direct Access

Adalah suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record  yang ada. Contoh : Magnetic Disk.

2.      Sequential Access

Adalah suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record di  depannya. Contoh : Magnetic Tape.

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan organisasi file :

1.      Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan

2.      Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses

3.      Respontime yang diperlukan

Cara memilih organisasi file tidak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu :

1.      Menurut Model penggunaannya ada 2 cara :

a.       Batch; Suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok.

b.      Interactive; Suatu proses yang dilakukan secara satu persatu, yaitu record demi record.

2.      Menurut model OPERASI FILE ada 4 cara :

a.       Creation

Membuat struktur file lebih dahulu, menentukan banyak record baru, kemudian    record-record dimuat ke dalam file tersebut.

Membuat file dengan cara merekam record demi record.

b.      Update

Untuk menjaga agar file tetap up to date.

Contoh: Insert / Add, Modification, Deletion.

c.       Retrieval

Pengaksesan sebuah file dengan tujuan untuk mendapatkan informasi

Inquiry: Volume data rendah, model proses interactive.

Report Generation: Volume data tinggi, model proses batch.

File Retrieval terbagi 2, yaitu :

1.      Comprehensive Retrieval

Mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah file.

Contoh :

* Display all

* List nama, alamat

2.      Selective Retrieval

Mendapatkan informasi dari record-record tertentu berdasarkan persyaratan    tertentu.

Contoh :

* List for gaji = 100000

* List nama, npm, for angkatan = 93

d.      Maintenance

Perubahan yang dibuat terhadap file dengan tujuan memperbaiki penampilan   program dalam mengakses file tersebut.

4.      Restructuring

Perubahan struktur file, Misalnya :

Panjang field diubah, penambahan field baru, panjang record dirubah.

5.      Reorganization

Perubahan organisasi file dari organisasi yang satu, menjadi organisasi file    yang lain, Misalnya :

* Dari organisasi file sequential menjadi indeks sequential.

* Dari direct menjadi sequential.

Ada beberapa tipe organisasi file data yang digunakan, yaitu susunan berurutan (sequential), berurutan diindeks (indexed sequential), acak (random), dan acak diindeks ( indexed random ). Tujuan organisasi data di dalam pemrograman terstruktur adalah :

1.      Untuk menyediakan sarana pencarian record bagi pengolahan, seleksi, atau penyaringan.

2.      Memudahkan penciptaan atau pemeliharaan file

Organisasi file data harus mempertimbangkan beberapa hal penting, yaitu sebagai berikut:

1.      Kemudahan dalam penyimpanan dan pengambilan data.

2.      Kecepatan akses data/ efisiensi akses.

3.      Efisiensi penggunaan media penyimpanan (storage device).

Menurut penggunaannya ada 2 cara :

1.      Batch

Suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok.

2.      Interactive

Suatu proses yang dilakukan secara satu persatu, yaitu record demi record

Terdapat dua jenis alat penyimpanan data file yang digunakan, yaitu :

1.      Piransi Akses Serial ( Squential Access Storage Device atau SASD).

Alat penyimpanan dengan penyusunan dan pembacaan data secara berurut yaitu satu catatan mengikuti catatan lain.

Contoh peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic tape dan pita magnetic. Ciri - ciri dari piranti ini adalah sebagai berikut :

a.       Proses pembacaan rekaman harus berurutan.

b.      Tidak ada pengamatan.

c.       Data disimpan dalam blok – blok.

d.      Proses write hanya bisa dilakukan sekali saja.

e.       Kecepatan akses datanya, sangat tergantung pada : Kerapatan pita ( char/inci ), Kecepatan pita ( inci/detik ), Lebar celah / gap antar blok.

Keuntungan dan kerugian SASD:

Keuntungan:

a.       Merupakan organisasi file yang sederhana.

b.      Jarak setiap aplikasi yang tersimpan sangat jelas.

c.       Metode penyimpanan didalam memory sangat sederhana, sehingga efisien untuk menyimpan record yang besar.

d.      Sangat murah untuk digunakan, sebab medianya cukup menggunakan magnetic tape.

Kerugian:

a.       Seandainya diperlukan perubahan data, maka seluruh record yang tersimpan didalam master file, harus semuanya diproses.

b.      Data yang tersimpan harus sudah urut (sorted).

c.       Posisi data yang tersimpan sangat sulit untuk up-to-date, sebab master file hanya bisa berubah saat proses selesai dilakukan.

d.      Tidak dapat dilakukan pembacaan secara langsung.

2.      Piranti Akses Direct ( Direct Access Storage Device atau DASD).

Alat penyimpanan dengan penyusunan dan pembacaan datanya langsung pada posisinya. Contoh piranti akses tipe direct adalah cakram magnetic (magnetic disk) yang terdiri dari hard disk atau floppy disk.

Piranti ini mempunyai ciri :

a.       Pembacaan rekaman tidak harus urut.

b.      Mempunyai alamat.

c.       Data dapat disimpan dalam karakter atau blok.

d.      Proses write dapat dilakukan beberapa kali

 Keuntungan DASD :

Access secara langsung dengan tanpa harus membaca seluruh data yang dimilikinya

Tiga metode susunan organisasi data file dalam media penyimpanan fisik yang lazim untuk digunakan, yaitu sebagai berikut :

1.      Sequential

Metode ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

-          Rekaman disimpan berurutan.

-          Pencarian record tertentu dilakukan secara berurutan dari awal

-          Metode ini baik untuk digunakan sebagai penyimpanan yang bersifat periodik dan menyeluruh( backUp).

2.      Random.

Dalam metode ini kunci rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpanan dalam media fisik secara acak (random). Metode ini akan menimbulkan beberapa masalah, yaitu adanya alamat yang muncul lebih dari satu kali, dan ada alamat yang tidak pernah muncul sama sekali. Permasalahan seperti ini diatasi dengan teknik overflow location, yaitu dengan menggunakan alamat yang ada disampingnya.

3.      Indexed Sequential.

Metode ini memilki ciri-ciri sebagai berikut:

a.       Merupakan gabungan sequential dan random

b.      Record disimpan secara sequential dan menggunakan kunci.

c.       Masing-masing record diberi indek

d.      Pengalamatan dilakukan secara random